Basta carta negli uffici con "Zero carta"

Tutti noi abbiamo presente i faldoni di carta che campeggiano sulle scrivanie di chi fa contabilità o si occupa di dichiarazioni fiscali. Quelli che poi finiscono per riempire magazzini e cantine in attesa di futuri possibili controlli… Ecco, la Federazione sta lavorando perché spariscano. Oggi, infatti, c’è a disposizione tutta una serie di tecnologie e normative che consente un agevole passaggio dalla carta al digitale per tutti gli adempimenti fiscali, compresa la firma e la conservazione dei documenti. Ed è possibile scoprire così che si può risparmiare carta, spazio, spese postali, di bollo, confezionamento, trasporto e soprattutto tempo. Chi ha la responsabilità della firma, poi, non è più costretto a recarsi in cooperativa o ad essere presente fisicamente sul luogo, ma può leggere e avvallare il documento dal telefono o da qualunque posto dotato di connessione. Ma andiamo per gradi…

Primo step: le fatture

«Il via libera a questa grande rivoluzione green – spiega Thomas Camozzi, responsabile dell’Ufficio Fiscale operativo e della segreteria soci della Federazione – è arrivato con l’introduzione delle fatture elettroniche. Per rispettare l’obbligo di legge, abbiamo messo a disposizione delle cooperative i migliori servizi in termini di dematerializzazione, con l’obiettivo di efficientare, semplificare e dinamizzare i processi amministrativi accompagnando le associate nella transizione tecnologica dall’analogico al digitale, sfruttandone le potenzialità e i vantaggi, tra i quali una sensibile riduzione di tempo, costi e impatto ambientale».

La Federazione ha quindi dapprima creato un ambiente digitale, ‘Sistemi’, che attraverso il cloud fa interagire i flussi omogenei di fatture in entrata e in uscita, per poi sviluppare un secondo spazio disponibile all’interazione con sistemi contabili diversi, grazie ad una piattaforma aperta a tutto il mondo cooperativo.

Secondo passo: la conservazione

Fatture elettroniche, Pec in entrata e in uscita e tutti i documenti contabili obbligatori (libro giornale, mastrini, registri IVA, registro dei beni ammortizzabili) devono essere conservati a norma di legge. Trattandosi di documenti digitali, conservarli non significa stamparli ed archiviarli, perché la traduzione su carta fa perdere molte informazioni (le firme, la marca temporale…). L’unica soluzione corretta è quella di procedere con la conservazione digitale a norma, procedura certificata che conferisce valore legale nel tempo (ai fini fiscali 5 anni e civili 10 anni) e garantisce integrità, immodificabilità, autenticità, reperibilità e leggibilità duratura.

Per realizzare questo obiettivo, la Federazione ha attivato uno specifico servizio, consentendo a chi ne usufruisce di ottemperare anche a due nuovi obblighi normativi: la nomina del Responsabile della conservazione digitale e la stesura del Manuale di conservazione.

Tra i vantaggi, oltre al risparmio del tempo e dei costi necessari per la stampa e l’archiviazione ordinata ed efficiente della documentazione, va senz’altro citata la dimensione dello spazio fisico necessario, senza dimenticare il rischio di imprevisti come l’allagamento o l’incendio. Un ulteriore beneficio rispetto alla tenuta tradizionale su carta dei libri è l’imposta di bollo, calcolata ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse, anziché sul numero di cento pagine delle conservazioni classiche, con un sensibile risparmio.

Terzo: la marca temporale

In un ambiente digitale, così come in un ambiente cartaceo, è estremamente importante stabilire con certezza il momento temporale (anno, mese, giorno, ora) in cui si è svolto un determinato fatto, evento o attività. La certezza della data risulta spesso necessaria a fini probatori per tutelare i propri rapporti con terzi.

Su un documento cartaceo questa collocazione temporale avviene con l’aggiunta manuale di data e luogo. Ciò non è fattibile nel caso di documenti digitali, per i quali è possibile utilizzare la marcatura temporale che permette di aggiungere una firma digitale generata da un’autorità di certificazione accreditata.  In sintesi, la marcatura temporale è uno strumento digitale, agile ed economico che porta con sé numerosi vantaggi: è utile in caso di contenzioso, mantiene i contenuti inalterati, in alcuni casi è alternativa al notaio, allunga la validità nel tempo di un documento, diminuisce il rischio di contestazione e crea file predisposti per la conservazione digitale.

Con la firma digitale e la marca temporale è inoltre possibile realizzare database storici digitali da consultare da remoto, con una praticità e comodità davvero significativa.

Il risparmio raddoppia                                  

Il risparmio della rivoluzione digitale va considerato doppio, perché non riguarda soltanto le cooperative ma anche l’intermediario che utilizzano, quindi la Federazione. L’ente di via Segantini, infatti, è tenuto a conservare una copia di tutte le pratiche predisposte, per far fronte a futuri possibili controlli. Nell’era cartacea, questa copia richiedeva una condivisione col cliente, una sua restituzione firmata, nonché la sua conservazione.  Col passaggio al digitale tutto il processo viene certificato senza disturbare la cooperativa e consente anche alla Federazione una riduzione notevole degli spazi di archiviazione, oltre che della carta.

Firma da remoto

Tutte queste procedure di dematerializzazioni sono possibili grazie al servizio di firma digitale, oggi disponibile anche in forma remota, una opzione digitale evoluta che consente di sottoscrivere i documenti senza l’utilizzo di token o smart card. Questo nuovo strumento permette di attribuire ai documenti autenticità, integrità e validità legale, in modo semplice e rapido.

La certezza di un sicuro e protetto utilizzo di questo nuovo strumento virtuale si basa, come già avviene per esempio per l’identificazione digitale Spid o per l’utilizzo dell’Inbank, sulla tecnologia di autorizzazione denominata “OTP” (generatore di password temporanee) visualizzabile sul proprio smartphone, computer o tablet.

Grazie a questa tecnologia, i documenti possono essere letti e firmati da qualunque luogo e in qualunque momento da pc, smartphone, tablet, purché sia attiva una connessione, da presidenti, amministratori, sindaci e società di revisione.

Le potenzialità per il futuro

Il completamento del percorso di eliminazione della carta necessita di una tecnologia che in gran parte è già attiva e funzionante, in parte è in fase avanzata di test. «La sperimentazione terminerà a dicembre – spiega Camozzi – e poi saranno necessari soltanto dei passaggi organizzativi interni e l’informativa alle cooperative che potranno aderire al progetto».

Il passaggio di documenti ed informazioni tra le cooperative e la Federazione avviene attraverso un portale cloud che contiene tutti gli spazi di sicurezza per condividere file, raccogliere firme ed infine archiviare a norma di legge. Uno spazio accessibile da remoto in piena autonomia.

La tecnologia individuata è economica ed intuitiva, ma ci sarà comunque una fase di assistenza ed accompagnamento operativo. Anche perché si tratta di un passaggio culturale davvero significativo.

Un passaggio che poi aprirà la strada a tanti ulteriori possibili sviluppi, considerando anche il rapporto con l’ente pubblico. La stessa identità digitale oggi rappresenta uno strumento indispensabile per interagire con la pubblica amministrazione: tantissimi servizi pubblici sono in piattaforma e lo spid è diventato uno strumento essenziale.

Per info sul progetto Zero Carta: Area Servizi Integrati – Ufficio fiscale operativo e segreteria soci
Chiara Serbini: chiara.serbini@ftcoop.it