Certificare la data sui propri documenti digitali? Ecco la "Marca Temporale"

In un ambiente “digitale”, così come in un ambiente “cartaceo”, è estremamente importante stabilire con certezza il momento temporale (anno, mese, giorno, ora) in cui si è svolto un determinato fatto, evento o attività. La certezza del momento temporale (data certa) risulta spesso necessaria a fini probatori per tutelare i propri rapporti con terzi (privati o pubblici). Può infatti capitare che sia necessario dimostrare a terzi che un certo documento (scritture private, ordini, contratti, dichiarazioni, ecc.) sia stato sottoscritto proprio in una certa data evitando contestazioni circa la potenziale retrodatazione dello stesso.  

La collocazione temporale di un determinato fatto, evento o attività che viene svolta su un documento “cartaceo” avviene con la consueta aggiunta manuale di data e luogo. Ciò non è fattibile nel caso di documenti “digitali” per i quali la collocazione temporale di un determinato fatto, evento o attività è certamente più difficile. Per ovviare al limite della collocazione temporale di un documento “digitale” è possibile utilizzare la marcatura temporale (o data certa) che permette di aggiungere una firma digitale generata da un’autorità di certificazione accreditata, a cui è associata l’informazione relativa ad una data e ad un’ora certa e certificata.  

In sintesi, la marcatura temporale è uno strumento digitale, agile ed economico che porta con sé numerosi vantaggi: 

• Utile in caso di contenzioso
  Si rivolge a tutti coloro che necessitano di associare ad un documento informatico una validazione temporale certa, legalmente valida (opponibile a terzi in caso di contenzioso), anche se non è firmato digitalmente 

• Contenuti inalterati 
  Non tocca il contenuto del documento e non ne modifica eventuali firme digitali apposte. 

• In alcuni casi alternativo a notaio
  Agenzia delle Entrate o PEC può essere valutata, in alcuni casi, come un’alternativa alle forme tradizionali di attestazione della data certa (es. l’autentica del notaio, la registrazione non obbligatoria presso l’Agenzia delle Entrate, la mail PEC). 

• Allunga la validità nel tempo di un documento
  Consente di allungare la validità nel tempo di un documento firmato digitalmente. Infatti, un documento informatico firmato digitalmente a cui è stata apposta anche una marca temporale rimane valido per tutta la durata di validità della marca stessa (almeno 10 anni) anche nel caso in cui il certificato di firma digitale risulti scaduto, sospeso o revocato. Ovviamente, il tal caso, la marca temporale dev’essere stata apposta antecedentemente alla scadenza, revoca o sospensione del certificato di firma. 

• La Marca Temporale può essere apposta su qualunque tipo di file digitale Ppuò essere apposta su qualunque file di tipo digitale, ma è comunque preferibile l’utilizzo di formati PDF (file statici) in quanto utilizzando file non statici (es. tipo .doc) in caso di successive modifiche la validazione temporale sarebbe compromessa. 

• Aumenta il valore dei documenti firmati digitalmente
  Consente, ad un documento firmato digitalmente, di avere valenza legale superiore al corrispondente cartaceo con firma autografa. 
  
  
• Diminuisce il rischio di contestazione 
  In caso di copia, duplicato o estratto di un documento originale (analogico o digitale), non evita eventuali rischi di contestazione legale circa la conformità all’originale. 
  
  
• Predisposto per la conservazione digitale 
  Può essere oggetto di successiva conservazione digitale a norma. 

Le Cooperative associate alla Federazione che sono interessate al progetto potranno richiedere i Servizi accedendo al Portale Servizi della Federazione nell’Area Servizi Digitali > Marca Temporale > Apposizione marca temporale al seguente link https://portale.infederazione.it/.

Per eventuali chiarimenti sull’adempimento, contattare l’Ufficio Fiscale Operativo e Segreteria Soci via mail all’indirizzo fiscaleoperativo@ftcoop.it oppure contattare Chiara Serbini o Chiara Mattedi.

È anche possibile, se loggati, fare richiesta del servizio direttamente dalla pagina dedicata all'interno del sito infederazione.it.

(Riferimento per le associate: Circolare nr. CIR/160)