Conservazione digitale dei libri contabili, la soluzione di inFederazione
L’Area Servizi integrati - Ufficio Fiscale Operativo e Segreteria Soci della Federazione si arricchisce di un nuovo servizio che si va ad aggiungere alla già vasta proposta di soluzioni pensata per agevolare il lavoro delle associate nella gestione degli adempimenti fiscali.
Si tratta della conservazione sostitutiva dei libri contabili digitali, che consente alle associate di conservare digitalmente a norma di legge tutti i documenti contabili obbligatori (libro giornale, mastrini contabili, registri IVA, registro dei beni ammortizzabili) capitalizzando i vantaggi dell’innovazione digitale, del cloud e della dematerializzazione, consentendo inoltre a chi ne usufruirà di ottemperare due nuovi obblighi normativi in capo alle aziende titolari di documenti digitali conservati a norma.
“Come servizio crediamo molto, e da tempo, alle potenzialità e ai benefici che l’evoluzione digitale può portare nel nostro lavoro e questo nuovo servizio intende rappresentare una ulteriore importante opportunità per economizzare, semplificare e digitalizzare il flusso del lavoro delle associate - spiega Chiara Serbini, referente del servizio per l’ufficio Fiscale Operativo e Segreteria Soci della Federazione - . Inoltre chi sceglie di sottoscrivere il servizio ha la garanzia di avere nella Federazione un partner ed interlocutore affidabile e presente, anche dal punto di vista delle responsabilità che la conservazione digitale di questo tipo di documenti comporta”.
Dal primo gennaio 2022, infatti, con l’entrata in vigore delle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale con determinazione 407/2022, le società titolari di documenti digitali conservati a norma di legge sono obbligate alla nomina del Responsabile della conservazione (RDC) e alla relativa predisposizione e conservazione del Manuale della conservazione, da archiviare ed esibire su richiesta in caso di controlli.
“La normativa impone ad ogni cooperativa o società che utilizzi sistemi di conservazione sostituiva dei documenti digitali, come ad esempio la conservazione delle fatture elettroniche, la nomina di un Responsabile della Conservazione, terzo rispetto all’organizzazione, definendone responsabilità, competenze e requisiti specifici - continua Serbini -. Allo stesso tempo vi è l’obbligo di possedere un Manuale della conservazione, redatto dallo stesso Responsabile, che definisce i dettagli sulle modalità operative adottate dall’azienda. Il servizio di Conservazione digitale che proponiamo andrà a soddisfare anche questi due nuovi obblighi normativi, trasferendo in capo alla Federazione il ruolo di Responsabile della conservazione, alleggerendo quindi le organizzazioni anche di questi importanti adempimenti”.
Il servizio si aggiunge a quello già esistente di conservazione delle fatture elettroniche e delle mail PEC e, insieme ad essi, si colloca all’interno del Progetto Zero Carta, grazie al quale la Federazione si pone l’obiettivo di efficientare, semplificare e dinamizzare i processi amministrativi accompagnando le associate nella transizione tecnologica dall’analogico al digitale, sfruttandone le potenzialità e i vantaggi, tra i quali una sensibile riduzione di tempo, costi e impatto ambientale.
“Si pensi solo al risparmio del tempo e dei costi necessari per la stampa e l’archiviazione della documentazione, nonché dello spazio fisico necessario per la conservazione di documenti, per almeno 10 anni. Senza dimenticare la possibilità di eventi imprevisti, quali ad esempio allagamenti, principi d’incendio o altro, che possono comprometterne l’integrità o addirittura distruggere la documentazione. Un ulteriore vantaggio rispetto alla tenuta tradizionale su carta dei libri - conclude Serbini - è l’imposta di bollo calcolata ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse, anziché sul numero di cento pagine delle conservazioni classiche, con un sensibile risparmio”.
Il servizio è offerto ad un costo definito sulla base del consumo di spazio sul cloud e da un canone una tantum. Le società interessate possono richiedere il Servizio accedendo al Portale Servizi della Federazione nell’Area Gestione Adempimenti Fiscali > Conservazione elettronica dei documenti > Attivazione del servizio di conservazione digitale a norma dei libri contabili al link portale.infederazione.it.
Per eventuali chiarimenti sul servizio, contattare l’Ufficio Fiscale Operativo e Segreteria Soci all’indirizzo fiscaleoperativo@ftcoop.it oppure potete contattare le colleghe Chiara Serbini e Loretta Pojer.