L'esperto risponde - Perché un sistema di deleghe e procure in una società cooperativa?
ADEGUATI ASSETTI ORGANIZZATIVI, AMMINISTRATIVI E CONTABILI
L’art. 2086 del codice civile ed in particolare l’art. 2381 del codice civile stabiliscono l’obbligo per il consiglio di amministrazione di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa.
Con l’introduzione di tale obbligo, il legislatore non ha dato una puntuale definizione di adeguatezza in base a parametri normativi specifici, ma ha posto a carico dell’organo di gestione della società il dovere di attivarsi per dotarsi di un assetto che lo stesso organo di gestione dimostri di essere idoneo anche a prevenire situazioni di crisi della realtà societaria che amministra.
L’adeguatezza dell’assetto organizzativo non può prescindere da una valutazione sull’opportunità per la società di dotarsi di un sistema di deleghe e procure.
SEGREGAZIONE DELLE RESPONSABILITA’ E COMPLIANCE
Un sistema di deleghe adeguato e coerente con la struttura aziendale permette di ottenere una segregazione delle responsabilità tra il delegante ed il soggetto al quale è demandato il compimento dell’azione o dell’attività delegata.
La predisposizione di un sistema di deleghe permette quindi di confinare le responsabilità in capo all'effettivo titolare (sia formale che sostanziale) di quello specifico potere, lasciando in capo ai soggetti deleganti un obbligo di diligenza nella scelta del delegato (c.d. culpa in eligendo) e di vigilanza sul suo operato (c.d. culpa in vigilando).
L'aumentata complessità dell'attività societaria (organizzativa, amministrativa, tecnica e manageriale) rende indispensabile la definizione ex ante di un sistema operativo e gestionale conforme alla normativa. Il sistema individuato e formalizzato dovrà essere concretamente applicato nell'operatività aziendale quotidiana.
Le diverse tipologie di deleghe concretamente adottabili da una società possono essere distinte in:
Delega di poteri gestori: è la delega che il consiglio di amministrazione conferisce ad uno o più dei suoi componenti ed ha ad oggetto l'attribuzione di determinati poteri o di determinate categorie di atti, o il compimento di specifiche funzioni e/o singoli affari.
Procura: è l’atto con cui il consiglio di amministrazione conferisce ad un soggetto esterno al consiglio stesso poteri di decisione entro specifiche materie e limiti; l’esempio più diffuso è la procura al direttore generale.
Delega sulla sicurezza sul lavoro: è una delega di funzioni, un atto di trasferimento dei poteri e delle competenze organizzative, gestionali e di spesa da parte del datore di lavoro nell’ambito dell’organizzazione della sicurezza aziendale.
Nelle società che operano nel settore alimentare, inoltre, è frequente la delega sulla sicurezza alimentare: è una specifica delega di funzioni che riguarda il trasferimento di compiti e poteri in ambito di sicurezza ed igiene degli alimenti, adempimento degli obblighi di tracciabilità e rintracciabilità, correttezza delle informazioni fornite ai consumatori, implementazione del sistema HACCP.
Qualunque tipo di delega, in ogni caso, deve essere valutata e formalizzata puntualmente e rispettare precise caratteristiche: l’ambito della delega deve essere ben definito e circoscritto, il soggetto investito deve essere qualificato, la delega deve essere conferita con atto scritto accettato dal delegato e, in alcuni casi, deve essere redatta da un notaio.